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経費精算の差戻率低下に対する取り組み
みなさま、こんにちは！サヨです。
福岡は、日中はまだ30度近くありますが朝晩はだいぶ過ごしやすくなり、長かった夏ももうそろそろ終わり？という気候になってきました。
そんな季節の変わり目はいつも布団の調節に苦戦し、寒くて起きたり、暑くて起きたりを繰り返し眠りが浅くなりがちな私です。
話が脱線しましたが、今回のブログは私が担当している経理部門の取り組みについてご紹介をしたいと思います！
経費精算で抱えていた課題
どの会社でも発生している経費精算。
経理側としては承認や仕訳登録の負担も大きく、業務負担を軽減したいと思われている会社も多いのではないでしょうか。
センドグループ全体としては従業員数は30人程度。
大きな企業と比べると経費精算の数自体は少ないのですが、経理人員が限られていることもあり月に150件程度出る経費精算の承認を1人で行っています。
経費精算の締切日近くになると、申請が立て込み
「もう見たくない」 「申請をさばいてもさばいても終わらない」と目を背けたくなる日々でした。
昨年度は、入力漏れやミスによる経費精算の平均差戻率は20%程度。
ある調査によると各社の経費精算における平均差し戻し率は21.7%というデータがでているので、センドの20％という数値は決して高い数字ではなくごくごく一般的な差戻率だと言えるでしょう。
この差戻率を下げることができれば心理的・ストレスも軽減でき、かつ時間的負担も軽減できるのではないかと考え、「今期は経費の差戻率を低下するぞ！！」という目標を掲げ、メンバーの意識向上に取り組み始めました。
差戻率を低下するためにやったこと
やったことは主に下記の3つです。
①差戻率を低下させるという宣言をする
②パーフェクト申請率の上位者を毎月発表する
③毎月、差戻しが多いミス、注意点を伝え啓蒙活動を行う
①差戻率を低下させるという宣言をする
まずは、期初に行った方針発表にて経理部門の方針として「経費精算の差戻率を低下する」という目標を伝え、全社に発表をしました。
自分たちの逃げ道を無くし、課題に本気で向き合うぞという意気込みの表れでもありますが、「経理が大変だと感じているということを理解してもらう」という点において、これは有効でした。
センドは協力的なメンバーが多く、この方針発表を聞いて自分事として捉えてくれるメンバーが多数いたことは嬉しい反応でした。
②パーフェクト申請率の上位者を毎月発表する
以前は前月に差戻しが0だったメンバーを発表するという方式を取っていましたが、今期から年間通しての「パーフェクト申請率」上位者を発表する方式に変更をしました。
経費をよく使うメンバーはやはり外部と交流が多いフロント（営業）です。
経費精算の数が多いということは、月毎の差戻し0メンバーのみを発表するという方式の場合、月に20件経費が発生するメンバーの場合1件でもミスすると0ではなくなり圧倒的に不利です。
また、フロントは数字目標を背負っていることもあり、競争意識が強いメンバーが多いという点に着目しました。
単月ではなく年間通して意識して欲しいという思いから、今期から年間通してのパーフェクト申請率の上位者を発表するという方式に変更し、数値化することで意識を高めようと考えました。
これが想定した通り、「100％を維持したい！」 、ミスが少ない人は「100%に近付けたい！」という意識が働くようになり差戻率の低下に好影響を与えたと感じています。
差戻しが発生すると、「悔しい」 「やってしまったー」という声がオフィス内で聞こえてくるようになり、1つの差戻しに対して各々が真剣に向き合ってくれるようになったと感じます。
また、分からない部分があれば、差戻しにはなりたくないからと事前に確認しにきてくれるメンバーも増え、経費精算の理解度UPにも繋がってきていると感じます。
③毎月、差戻しが多いポイント、注意点を伝え啓蒙活動を行う
経費精算の頻度は人によってさまざまです。
毎月発生する人もいれば、数か月に1回、年に1回など人によって違います。
他者で起きていることからも学べることはあるので、ミスの多い箇所や、毎月気を付けて欲しいポイントを伝えることで、地道ではありますが経費精算の意識向上をできたらと考えています。
その結果
今期からの取り組みにはなりますが、当初20％あった差戻率が着実に改善してきており、 平均で11.3％、最も少ない月で5％まで改善することができました🎉
半年程度でここまで効果が出るとは思ってもいなかったのですが、 これも全てメンバーの協力あってこそだなと、感謝の気持ちでいっぱいです！！！
差戻しが減ると、申請者側も承認者側も双方にとって負荷を軽減できるので、差戻率0％の未来を目指して今後もこの取組みを続けていきたいと思います。
